Инструменты для сбора и хранения информации

Существуют инструменты, позволяющие собирать воедино насущные вопросы, а так же незавершенные проекты. Стоит заметить, что уровень автоматизации данных инструментов различен, и каждый из них подходит более или менее в разных ситуациях. Не нужно делать упор и пользоваться чем-то одним, в ущерб эффективности, а направить свои силы на изучение и опробование всех представленных инструментов.  Также отметим важность такого момента, - информация должна сохраняться не только на бумажном носителе, но и в электронном виде, т.к. именно с электронных устройств возможно  восстановление данных в случае их повреждения.  Представленные «помощники» в борьбе с неразберихой в делах, можно сравнить с некой корзиной для накопления и хранения входящих сведений, поступающих и из внешних и из внутренних источников. Итак, это - почтовая корзина, бумажные носители, электронные носители, звукозаписывающие устройства, электронная корзина. Теперь рассмотрим их более подробно.

Обыкновенная корзина для почты.

Самый простой пластмассовый или деревянный лоток – довольно распространенный способ сбора сведений, и физических материалов, которые необходимо детально рассмотреть. Различные газеты, журналы, письма, квитанции, бланки и Т.д. – все это можно хранить в надежном месте, - в корзине для почты. Преимущество данного инструмента в том, что в любой момент, можно тщательно рассмотреть или проанализировать скопившуюся информацию. Отсутствие приоритетов, и некий беспорядок, возникающий в подобных корзинах – минус данного «помощника».

Блокноты, ежедневники.

Надежное средство, которое позволяет сохранить множество идей, приходящих в течение дня в голову. Как известно, случайные идеи – начало серьезных проектов. Поэтому не пренебрегайте возможностью сохранить потенциальные проекты на бумаге. Записывайте все, что приходит на ум по любым интересующим вас вопросам. К тому же, из блокнота легко можно вырвать заметку, и оставить ее кому-то из подчиненных, не тратя время на звонок или очную встречу.

Электронные носители.

Компьютер прочно укоренился в повседневной жизни. Во многом он, безусловно, помогает, и позволяет эффективно планировать свое расписание. Более того, различные программы могут напоминать в определенное время о необходимых поручениях, или насущных вопросах, требующих скорейшего решения. В случае повреждения жесткого диска при помощи специальных программ восуществляется восстановление информации. Плюсов, разумеется, намного больше, чем минусов у данного инструмента, однако о некоторых отрицательных фактах стоит упомянуть. Это необходимость в энергообеспечении, возможность потери важных файлов и документов, и кража ценной информации злоумышленниками. Электронные носители – прекрасная приманка для мошенников и аферистов. Поэтому будьте внимательны и осторожны, храните ценные документы и информацию на дополнительных съемных носителях.

Диктофон.

Запись голоса – так же весьма надежный и эффективный инструмент в борьбе с рационализацией своей стратегии работы. Различные автоответчики, голосовая почта, и непосредственно устройства, позволяющие записать голос – удобные вещи в современном мире. Огромный плюс заключается в том, что запись можно сделать очень быстро, не отвлекаясь на поиск блокнота, или включение компьютера. И, что важно, можно сделать довольно большое сообщение, где указать все детали и мысли по важному вопросу. Очень часто бывает так, что не хватает времени угнаться за своими мыслями. Вот поэтому, данный инструмент – отлично подходит тем, кого время от времени настигают моменты озарения.

Электронная почта.

-распространенная вещь, не оставляющая сомнений в своей эффективности. Многие фирмы, имеют свою почту, на которую можно послать запрос, либо связать с администрацией. Возможностей достаточно, для всеобщего принятия данного инструмента в свой арсенал. И вам, не следует забывать проверять свою почту, т. к многие просто привыкли работать именно через нее. Заботьтесь о безопасности. Не создавайте слишком легкие пароли, и всегда используйте свой адрес только для деловых переговоров. Участие в различных розыгрышах и тому подобных развлечениях, лучше производить с дополнительного адреса.